В то же время необходимо непременно подчеркнуть то обстоятельство, что мы все же имеем дело лишь с инструкцией, и, как сказано также самой инспекцией по охране личных данных: «Последнее слово в толковании правовой нормы остается все же за судом». Таким образом, на рабочем месте следовало бы исходить преимущественно из конкретной ситуации и принципа добропорядочности, и использовать логическое мышление.

Уже в процессе собеседования следует следить за тем, о каких данных можно спрашивать претендента на вакансию, каким образом собирать и хранить полученные сведения. В инструкции даются пояснения относительно таких тем как обработка данных до начала трудовых отношений, обработка данных в процессе трудовых отношений, а также хранение и обнародование данных. В инструкции инспекции по защите данных (в дальнейшем ИЗД) сказано, что «общим основанием для обработки данных является согласие кандидата», хотя также подчеркивается обоснованный интерес работодателя к конкретной информации, т.е. запрос любой информации может и не являться необходимым для участия в конкурсе на то или иное рабочее место (напр., относительно частной жизни, сведения о которой не связаны с соответствием данному рабочему месту). То же относится и к информации o состоянии здоровья претендента, которая касается, кроме прочего, также и потребления алкоголя и наркозависимости. Для работы на определенных должностях, таких как учитель, работник здравоохранения и общественного питания, требование о предоставлении справки о состоянии здоровья регулируется законом, и это оправдано. В то же время следует критически оценивать требование предъявления справки о наличии зависимости, учитывая при этом характер работы, если состояние алкогольного опьянения может обусловить возникновение опасной ситуации.

С точки зрения ИЗД, сбор информации о кандидате из публичных источников (СМИ, интернет) разрешен, если информация о сборе доведена до сведения кандидата, ему была предоставлена возможность ознакомиться с собранными данными, при необходимости дать пояснения относительно обнаруженной информации, дополнить или потребовать прекращения сбора сведений. ИЗД также поставила под сомнение использование тестов в процессе набора персонала – применение многочисленных различных тестов (касающихся личных качеств, IQ тестов) является широко распространенной практикой при приеме на работу, и считается в целом самым объективным способом оценки кандидата. По мнению ИЗД, при применении подобных тестов возникает опасность получения деликатных личных сведений о кандидате (напр., относительно вероисповедания, политических убеждений). Однако вместо тестов ИЗД не предлагает никаких иных способов, и рекомендует просто исходить из конкретной должности и анализировать, является ли подобный тест лучшей возможностью получения информации.

Во время трудовых отношений требование предоставления сведений от работников зачастую является оправданным – например, сведений о детях для предоставления связанного с детьми отпуска, номера расчетного счета, на который можно перечислять заработную плату – или же работодатель считает его оправданным – напр., в случае, если работник просит освобождение от работы для посещения врача, нотариуса, участия в похоронах или по иной причине, и работодатель обязан предоставить ему свободное время в разумном объеме. Мнение ИЗД относительно подобного обращения с просьбой о предоставлении времени по личным причинам состоит в том, что не является обоснованным предъявляемое к работнику требование о предоставлении справки от врача или иного свидетельства, однако можно задать вопрос общего плана, по какой причине ему необходимо отсутствовать, без уточнения, к какому врачу или на чьи похороны ему надо идти.

Требование предоставления более детальной информации от работника обусловлено, кроме прочего, тем обстоятельством, что на практике стали проблемой такие ситуации, при которых лицо использует больничный листок, например, для того, чтобы получить отпуск/отправиться в поездку на отдых в то время, которого работодатель ему этого не предоставил. Если у работодателя возникает подозрение, что работник использует больничный листок не по назначению, он может обратиться в больничную кассу для проверки обстоятельств, и ИЗД придерживается мнения о том, что работодатель имеет право узнать о результатах проведенной проверки относительно того, была ли обоснована выдача листка нетрудоспособности, или было ли обнаружено основание для отказа о выплате возмещения. Эстонская больничная касса может выдать работодателю сведения, связанные с листком нетрудоспособности конкретного работника, поскольку работодатель обрабатывает связанные с больничным листком личные данные для выполнения предусмотренных законом задач.

Право работодателя проверять работу работника в рабочее время ограничивает, кроме прочего, обязанность уважать приватность работника и осуществлять контроль таким способом, который не нарушает основных прав работника – права на тайну сообщений, право на неприкосновенность частной жизни, право на свободное самоутверждение и право на свободное самовыражение. Например, чтение электронных писем работников может ущемить право на неприкосновенность частной жизни и тайну сообщений. В Эстонии обычной практикой является использование на рабочем месте адреса электронной почты (напр., имя.фамилия@наименование фирмы.ее) также и для частного общения, для связи с государственными ведомствами и органами местного самоуправления. Несмотря на то, что работник не имеет никакого общего права использовать рабочий адрес электронной почты в личных целях, правомерным является ожидание соблюдения приватности, однако лишь до тех пор, пока не будут установлены иные правила, напр., запрещение пользования электронной почтой для личной переписки посредством установления правил или правилами внутреннего распорядка, с уточнением, кто и на каких условиях может в отсутствие работника открывать электронную почту и вести поиск необходимого письма. Несмотря на то, что по мнению ИЗД, поскольку в процессе поиска нужного письма в электронной почте работника возникает существенная опасность того, что можно обнаружить информацию, которая может касаться частной жизни, то «необходимо при составлении правил четко определить цели обработки данных, проверить пропорциональность выбранных мер и исходить из требования минимальности и прозрачности». С целью выявления случаев нарушения запрета на конкуренцию или выполнения обязанности сохранения конфиденциальности в отношении отправки/получения электронных писем, читать их содержание разрешается, по мнению ИЗД, только в том случае, если подобная обработка проистекает из договора, или если работник даст на это отдельное согласие. Однако каким образом можно получить согласие на прочтение электронных писем от работника, который передал конфиденциальную информацию, в инструкции не уточняется.

Также как чтение электронных писем работодателем должно быть точно определено правилами внутреннего распорядка, должно быть урегулировано и использование видеокамер наблюдения на рабочих местах. При этом важнейшим ИЗД считает оповещение работников о целях использования видеокамер, и о том, могут ли и для рассмотрения нарушения каких трудовых обязанностей может быть разрешено использование записи аппаратуры слежения, а также о времени наблюдения, территории, лице, обрабатывающем данные. Наблюдение нельзя вести в помещениях, не предназначенных для выполнения трудовых обязанностей – комнатах отдыха, раздевалках, душевых, туалетах.

При сборе различного рода данных важно знать также о том, как долго их необходимо и разрешено хранить, а также кому можно показывать. В некоторых случаях срок хранения данных проистекает из законов – срок хранения бухгалтерских документов 7 лет, трудовых договоров – 10 лет после прекращения трудовых отношений, сведений о расследовании несчастного случая на рабочем месте и о профессиональном заболевании – 55 лет. Относительно тех данных, о сроке хранения которых в законе конкретно не сказано, ИЗД говорит, что эти сведения следует уничтожить сразу же после того, как они становятся больше не нужны для достижения целей. Вместе с тем, даже в том случае, когда цель сбора данных уже достигнута, в известных случаях сведения следует хранить для решения споров или до истечения срока требования.

В процессе сбора данных необходимо следить за тем, чтобы они не попали в руки посторонних лиц, не допускался бы доступ работников предприятия к данным других работников. Так, например, у бухгалтера нет необходимости иметь доступ ко всем личным данным. Обнародовать данные (т.е. делать их доступными для лиц за пределами предприятия) можно только с согласия работника или на установленном законом основании, или передавать уполномоченному на их обработку работнику (напр., для бухгалтерского учета, соблюдения гигиены труда и пр.), и работник имеет право знать, кому переданы его данные.

Инспекция по защите данных, несомненно, проделала большую работу при составлении инструкции, определив тему, относительно которой практически отсутствует судебная практика, и по этой причине выяснилось, как следует применять законы. Несмотря на то, что к составлению инструкции был привлечен целый ряд экспертов различного профиля и социальные партнеры, в числе которых была и Торговая палата, мы имеем дело в большей степени все-таки с мнением инспекции по охране данных относительно толкования законов. Более детально с инструкцией ИЗД можно ознакомиться на ее сайте по адресу: http://www.aki.ee .