О том, что трудовая книжка принята, служащий департамента выдает справку со своей подписью, в справке указана дата представления документа.

В случае почтового отправления вместе с трудовой книжкой надо обязательно передать и контактные данные отправителя (имя, личный код, адрес, адрес электронной почты, телефон), а также известить о том, желает ли человек, чтобы трудовая книжка вернулась ему обычной или заказной почтой.

После того, как Департамент социального страхования ввел данные трудовой книжки в регистр, вместе с трудовой книжкой человеку отправляется и рассчитанный период трудового стажа. Таким образом, каждый сам может проверить, все ли его рабочие места зачтены. 

Если человек не найдет своей трудовой книжки, ему необходимо связаться с Департаментом социального страхования - служащий департамента поможет найти нужные документы и при необходимости запросит их из архива. Самому в архив запросы отправлять не надо.

Трудовые книжки работников в Департамент социального страхования могут отправить и сами работодатели. В этом случае департамент просит работодателей добавить к трудовым книжкам список передаваемых трудовых книжек, в котором указаны все имена и личные коды людей (если отсутствует личный код, то нужно указать дату рождения), и по возможности контактные данные работника (электронная почта, почтовый адрес и телефонный номер).

Департамент социального страхования ждет трудовые книжки от тех, кто еще не получает пенсии и кто работал до 1999 года. Получателям пенсии по старости и по нетрудоспособности представлять трудовые книжки не требуется.

Сроков для представления трудовых книжек не установлено. По желанию, представить трудовую книжку Департаменту социального страхования можно и по достижении пенсионного возраста.