Налоговый управляющий подготовил вспомогательный материал относительно изменений, которыми сопровождается внедрение реестра трудовой занятости

Что представляет собой реестр трудовой занятости?

Реестр трудовой занятости – это сводный реестр информации, связанной с трудовой занятостью. Содержащиеся в реестре трудовой занятости данные станут в дальнейшем основанием для установления сопутствующих трудовой занятости социальных гарантий – таких как медицинское страхование, пенсия, возмещение по страхованию от безработицы и так далее – в предусмотренных законом случаях, а также для контроля исполнения связанных с трудовой занятостью обязательств. При внедрении реестра отпадут дублирующие действия различных ведомств по вводу, сбору и обработке данных: например, больше не потребуется представлять данные о работниках в Больничную кассу.

Кто и в каких целях будет использовать данные реестра трудовой занятости?

•  Больничная касса – для определения медицинского страхования;
•  Страховая касса по безработице – для взятия лица на учет в качестве безработного, для снятия с учета, для определения пособия по безработице и возмещения по страхованию от безработицы;
•  Департамент социального страхования – для контроля факта работы;
•  Департамент полиции и погранохраны – для надзора над условиями работы иностранцев;
•  Налогово-таможенный департамент – для контроля исполнения налоговых обязательств;
•  Работник может проверять, зарегистрирован ли его статус работника, задекларированы ли совершенные ему выплаты и уплачены ли с них налоги.

Кто регистрирует трудовую занятость?

Трудовую занятость должны регистрировать все предоставляющие работу физические и юридические лица. Предоставляющее работу лицо (работодатель) представляет собой юридическое лицо, являющееся резидентом или нерезидентом Эстонии, государственное учреждение или учреждение местной единицы самоуправления Эстонии, физическое лицо или физическое лицо-предприниматель, которое заключает являющееся основанием для трудовой занятости (работы) соглашение или назначает выполняющее работу лицо на соответствующую должность.

Работу каких лиц следует регистрировать?

В реестре трудовой занятости следует регистрировать работу всех физических лиц, при работе которых возникает обязательство налогообложения в Эстонии, независимо от формы договора.

В качестве исключения в реестр трудовой занятости следует вносить также данные о лицах, работающих в коммерческом товариществе и у физического лица-предпринимателя на добровольной основе (т.е. без облагаемого налогом вознаграждения за труд).

Работу в рамках учебной практики регистрировать не нужно, за исключением случая, когда с учащимся заключается трудовой или обязательственно-правовой договор для выполнения работы за вознаграждение.

Выполняющее работу лицо (работник) представляет собой физическое лицо, которое выполняет работу на основании трудового или обязательственно-правового договора либо на публичной службе или на добровольной основе без получения вознаграждения.

Какие данные следует вносить в реестр?

• имя, фамилия и личный код работника;
• при отсутствии личного кода работника в случае работы продолжительностью до пяти дней – дата рождения;
• регистрационный или личный код и наименование/имя работодателя;
• дата начала работы;
• вид выполняемой работы;
• дата начала и окончания приостановления работы, основание для приостановления;
• дата окончания работы, основание для окончания.

В качестве дополнительных данных в реестр вносятся также наименование должности и адрес места работы, если речь идет о лице, имеющем гражданство третьей страны, или лице без гражданства, которое проживает в Эстонии на основании срочного вида на жительство, предоставляющего право на работу; либо если речь идет о лице, имеющем гражданство третьей страны, или лице без гражданства, которое находится в Эстонии на основании визы или безвизового режима и которое имеет право на краткосрочную работу в Эстонии.

Датой начала работы является:
- дата поступления работника на работу на основании трудового договора и на добровольной основе;
- дата вступления в силу договора в случае обязательственно-правового договора;
- дата вступления в должность на публичной службе;
- в случае вступивших в силу до 01.07.2014 обязательственно-правовых договоров – дата 01.07.2014.

Приостановлением работы является нахождение выполняющего работу лица:
- в отпуске по уходу за ребенком,
- на срочной или альтернативной службе либо
- в неоплачиваемом отпуске, предоставляемом по соглашению сторон.

 Каким образом иностранец может получить личный код Эстонии для регистрации трудовой занятости?   

• лица, временно находящиеся в Эстонии (например, работают в Эстонии, а проживают в Латвии), могут ходатайствовать о получении личного кода в ближайшей уездной управе, лично прибыв на место;
• в местном самоуправлении вместе с представлением извещения о местожительстве;
• лица, у которых отсутствует возможность подать ходатайство о получении личного кода в Эстонии (например, прибывают на работу в Эстонию на основании визы), имеют возможность подать ходатайство за границей в зарубежном представительстве Эстонии.

Когда следует вносить данные в реестр?

Начало работы следует зарегистрировать не позднее чем к моменту поступления на работу выполняющего работу лица, что на практике может означать именно непосредственно перед началом работы.

Для регистрации приостановления и окончания трудовой занятости (работы) работодателю предоставляется десять календарных дней со дня приостановления или окончания трудовой занятости.

Каким образом и где можно зарегистрировать трудовую занятость?

• в электронной среде э-налогового департамента/э-таможни, введя данные вручную или загрузив соответствующий файл. Описание формата файла: О файле регистрации работы
• через X-путь посредством интерфейса машина-машина, отправив в реестр данные о трудовой занятости, содержащиеся в программах управления перcоналом  своего предприятия или учреждения.
• Описание представления данных в машиночитаемом виде: Регистрация работы посредством интерфейса машина-машина.

В упрощенном порядке можно осуществить первичную регистрацию также по телефону или путем отправки SMS. Поскольку упрощенная регистрация включает в себя только часть требуемых данных, в течение 7 календарных дней регистрацию обязательно следует дополнить – довести регистрацию до конца.

Можно ли исправлять данные в реестре трудовой занятости?

В случае совершения ошибок работодатель может электронным путем самостоятельно исправлять внесенные в реестр трудовой занятости данные в течение трех месяцев со дня начала, приостановления или окончания работы. По прошествии трех месяцев со дня внесения записи данные можно исправлять только в бюро обслуживания Налогово-таможенного департамента.

Что изменится с внедрением реестра трудовой занятости?

Больничная касса

• связанные с трудовой занятостью действующие данные о страховании вводятся в реестр трудовой занятости из базы данных медицинского страхования по состоянию на 30.06.2014;
• данные для страхования работников предоставляются из реестра трудовой занятости в Больничную кассу автоматически, поэтому в Больничную кассу больше не требуется представлять данные о работниках;
• данные в Больничную кассу поступают один раз в сутки тогда, когда все необходимые для определения медицинского страхования данные представлены в реестр трудовой занятости (например, при регистрации в упрощенном порядке данные в Больничную кассу не представляются, поскольку часть важных данных отсутствует);
• начиная с 1 июля, работодатели больше не смогут изменять данные о страховании на Государственном портале в действующей в настоящее время и предназначенной для работодателей среде Больничной кассы для предоставления данных о страховании. Там сохранится возможность проверки и получения обзора списков застрахованных лиц.

Страховая касса по безработице   

• в случае прекращения трудовых отношений работодателю больше не потребуется выдавать работнику справку и документы о прекращении трудовых отношений;
• при постановке себя на учет в качестве безработного и при подаче ходатайства о получении возмещений по безработице уменьшается необходимость представления дополнительных документов, поскольку данные, необходимые для подачи ходатайства и определения возмещений (время работы и причина прекращения трудовых отношений), доступны в создаваемом реестре.

Налогово-таможенный департамент

• работник может проверять, зарегистрирован ли он в качестве работника, задекларированы ли совершенные ему выплаты и уплачены ли с них налоги.