Для регулирования всевозможных связанных с трудовыми отношениями аспектов работодатель должен определиться с тем, какие документы необходимы именно для его организации. Выбор может зависеть от сферы деятельности организации, ее структуры, величины, внутренней культуры и тому подобного – в этом смысле законодатель предоставил работодателю достаточно свободы для принятия решений. Вне зависимости от конкретной организации необходимо соблюдать требования прежде всего следующих законов:
- Закона о трудовом договоре (Töölepingu seadus, далее – TLS),
- Закона о защите персональных данных (Isikuandmete kaitse seadus),
- Закона об обучении взрослых (Täiskasvanute koolituse seadus),
- Закона о гигиене и безопасности труда (Töötervishoiu ja tööohutuse seadus),
- Закона об архивах (Arhiiviseadus).
Наличие корректно оформленных документов имеет значение не только с точки зрения соблюдения законодательства. Не менее важным является и то, что такие документы помогают работодателю и работнику конкретизировать договоренности о взаимных границах, правах и обязанностях – обо все том, что обеспечивает четкую организацию работы. Говоря о документах, связанных с трудовыми отношениями, можно выделить документы, касающиеся заключения трудовых договоров, организации рабочего времени и времени отдыха, организации отпусков, безопасности и гигиены труда, оплаты труда и так далее. Наряду с ними можно выделить также общеорганизационные документы, действие которых распространяется на всех работников: правила организации труда, коллективный договор и тому подобное.
Во избежание излишней бюрократии необходимо тщательно продумать, кто и какие документы составляет, кто их заполняет и кто проверяет соблюдение зафиксированных в них договоренностей.
Документы, сопутствующие заключению трудового договора
В TLS предусмотрено заключение трудового договора в письменной форме (ч. 2 § 4 TLS), а также установлен перечень данных, которые необходимо представить работнику в письменной форме (§§ 5 и 6 TLS). Следует иметь в виду, что несоблюдение работодателем требования заключения трудового договора в письменной форме не влечет за собой ничтожности договора. Здесь действует принцип: правовой защиты требуют любые трудовые отношения независимо от их формы. При этом следует учитывать, что на основании устно заключенного договора впоследствии может оказаться сложнее установить и доказать то, о чем стороны договорились между собой.
Трудовые договоры обязательно должны регистрироваться, то есть получать номер, их следует хранить не только в период действия, но и в течение 10 лет по их окончании. Срок хранения трудовых договоров, заключенных до 01.07.2009 года, составляет 50 лет.
Продолжение статьи Рийны Вяэн "Составление необходимых документов" читайте в выходящем на следующей неделе ноябрьском номере "Бухгалтерских Новостей"!
