Правовыми актами сроки хранения документов определены только для конкретных видов документов. Так, п.3 ч.1 § 13 Закона о гигиене и безопасности труда (Töötervishoiu ja tööohutuse seadus) предусматривает, что результаты анализа рисков (в производственной среде) оформляются в письменном виде и хранятся в течение 55 лет. Такой же срок хранения документов действует и в отношении результатов измерения факторов опасности в производственной среде, поскольку они также являются частью анализа рисков.
Установлен также срок хранения решений медицинских осмотров – он составляет 10 лет с момента окончания трудовых отношений с работником (ч.2 § 7 постановления № 74 министра социальных дел от 24.04.2003 «Порядок медицинского осмотра работников»). Работников, которым в ходе работы приходится иметь дело с асбестом, канцерогеном или мутагеном, следует заносить в предназначенный для этого список, срок хранения которого составляет 40 лет со дня последнего соприкосновения работника с соответствующим веществом. В течение этого срока рекомендуется также сохранять решения медицинских осмотров по находящимся в таких списках работникам.
Сведения о расследовании несчастных случаев на производстве и случаев профессиональных заболеваний хранятся в течение 55 лет. Какие именно сведения при этом требуется сохранять, точно не установлено, но разумно было бы сохранять полностью все дело (досье) по соответствующему расследованию, поскольку имеющиеся материалы могут потребоваться в будущем, если у пострадавшего в результате несчастного случая на производстве возникнут проблемы со здоровьем из-за полученной когда-то травмы.
Значительную часть документов составляют различные инструкции по обеспечению безопасности для выполняемой работы и применяемых средств труда, а также документы, относящиеся к регистрации инструктажа. Законодатель не определил сроков хранения этих документов, их может установить непосредственно работодатель.
Действующая инструкция по обеспечению безопасности может использоваться вплоть до окончания использования оборудования (средства труда), либо до окончания выполняемой работы, либо до реорганизации (изменения инструкции), после чего нужно будет решить, следует ли, и если следует, то в течении какого времени сохранять эти инструкции. Сведения об инструктаже и обучении работников в любом случае следует хранить до окончания трудовых отношений.
Долго ли следует хранить документы после окончания трудовых отношений или после прекращения использования средства труда? При установлении срока хранения документов следует учитывать, в каком случае эти документы могут понадобиться в будущем. Документы безусловно могут понадобиться при расследовании профессиональных заболеваний, поскольку анализ рисков хоть и показывает имевшиеся на предприятии факторы опасности и вынесенные этим факторам оценки, но не обязательно отражает меры, предусмотренные работодателем для уменьшения влияния этих факторов. Точно такой же предпосылкой можно руководствоваться при установлении сроков хранения документов учета индивидуальных средств защиты.
Например, если у работника диагностировано снижение слуха и в ходе расследования профессионального заболевания из анализа рисков следует, что когда-то в производственной среде работника уровень шума превышал допустимые нормы, то работодателю нужно будет доказать, что для снижения уровня шума он выдал работнику наушники и проинструктировал его в отношении их использования. Если документов относительно выдачи индивидуальных средств защиты и документов по проведенному инструктажу не сохранилось, то работодателю будет чрезвычайно сложно объяснить, что он все-таки занимался снижением уровня шума.
