Письменное руководство по проведению контроля активов снижает риск некачественной инвентаризации.
Предпосылкой успешной инвентаризации является основательная подготовка к ней. Если изначально составление письменного руководства по проведению инвентаризации потребует дополнительных затрат времени и ресурсов, то впоследствии все усилия оправдывают себя.
В письменном руководстве определяются основные моменты процесса контроля за активами:
- количество ответственных лиц, участвующих в инвентаризации;
- обязанности ответственных лиц;
- принцип пересчета объектов (сравнение фактического наличия с бухгалтерскими данными и/или наоборот);
- порядок заполнения инвентаризационной ведомости;
- учет объектов на ответственном хранении и т.д.
Проверка самого себя, как правило, не дает достоверных результатов.
Нередко ответственным за проведение инвентаризации назначается материально ответственное за данные активы лицо. Работник склада проверяет склад, отвечающий за кассу бухгалтер –средства в кассе, начальник цеха – оборудование своего отдела производства. В подобных случаях повышается риск сокрытия недостачи или ошибок в учете, так как работники проверяют по сути свою же работу. Решением проблемы может быть вовлечение в проведение инвентаризации независимого лица и использование принципа «двух пар глаз», когда объекты пересчитываются отдельно двумя разными лицами, которые затем сравнивают результаты.
Пересчет запасов происходит по возможности при закрытом складе.
Если приостановить отпуск/прием товара на время инвентаризации не представляется возможным, то данные передвижения товара необходимо регистрировать отдельно, чтобы при подведении итогов можно было бы объяснить разницу в количестве товара.
Инвентаризационные ведомости не должны содержать количественные данные из бухгалтерской программы.
В противном случае у проверяющих возникает большой соблазн поставить галочку рядом с правильным количеством и не тратить ценное время на действительный пересчет объектов.
Неликвидные и поврежденные объекты отмечаются отдельно.
В процессе проверки в инвентаризационных ведомостях должны быть отдельно указаны: брак, поврежденное или неиспользуемое оборудование, а также нереализованные в течение продолжительного периода времени товары. Данная информация поможет руководителям предприятия и бухгалтеру оценить необходимость и объем уценки активов.
Результаты инвентаризации оформляются в виде инвентаризационного акта.
Акт должен содержать как минимум три столбца:
- количество объектов, полученное в ходе инвентаризации;
- данные бухгалтерской программы;
- объяснение разниц.
Данные подтверждаются подписями ответственных лиц. На основании акта инвентаризации в бухгалтерском учете делаются соответствующие проводки: списание недостачи, принятие на счет излишков, создание резерва на неликвидные, потерявшие свою ценность активы. Несомненно, в случае существенных недостач необходимо подтверждение обоснованности списания активов и с точки зрения налогового учета, поэтому причины возникновения подобных ситуаций должны быть выяснены, равно как должны быть приняты и меры для избежания их в будущем.
Пригласите на инвентаризацию аудитора.
Если предприятие подлежит контролю со стороны аудитора, то необходимо сообщить ему о месте и времени проведения общей инвентаризации. Участие аудитора обязательно для того, чтоб он смог оценить уровень внутренного контроля и выразить мнение в отношении активов предприятия.
И наконец, самый главный принцип инвентаризации – пересчет и проверка активов проводятся не только потому, что этого требует Закон о бухгалтерском учете, и, конечно, не для того, чтобы предприятия смогли нарисовать в инвентаризационных ведомостях галочки для аудитора, а прежде всего в интересах самого предприятия, его собственников и руководителей. Регулярная и правильно проведенная инвентаризация поможет своевременно выявить проблемы и принять оптимальные и быстрые меры для их решения, что зачастую является основным фактором выживания в сегодняшней непростой экономической ситуации.
Дарья Роос,
присяжный аудитор
Donoway Assurance
