Изменения, однако, по своей сути все же не являются чем-то таким, что потребовало бы от работодателя больших разработок или затрат. Отношения между предпринимателем и государством могут в некоторой степени даже упроститься, то есть больше не потребуется представлять одни и те же данные несколько раз. Несмотря на то, что тестирование технического решения новой системы будет проводиться, вероятно, только в мае, вполне уместно разъяснить некоторые связанные с реестром моменты.

• Для чего необходим новый реестр?

Главной целью создания нового реестра является желание получить полный обзор работников и повысить эффективность борьбы с зарплатами в конвертах. В настоящий момент все учреждения, обрабатывающие и использующие связанную с трудовой занятостью информацию, располагают своими методами и системами для сбора информации. Обработка информации требует также времени, и уровень ее качества в разрезе учреждений весьма разнится. Задачей реестра трудовой занятости как раз и является создание целостной системы, объединяющей связанную с трудовой занятостью информацию в единой электронной среде, и которую в своей работе могли бы использовать все нуждающиеся в такой информации учреждения.

• Когда новый реестр начнет работать?

Реестр начнет действовать с 1 июля 2014 года. С этого момента работодатели вместо реестра Больничной кассы должны будут представлять данные работников в реестр трудовой занятости, находящийся в электронной среде Налогово-таможенного департамента.

• Следует ли ранее представленные данные представлять повторно?

Не следует. Все действующие данные, внесенные на сегодняшний день в инфосистему Больничной кассы, автоматически переносятся в новый реестр по состоянию на 01.07.14. Таким образом, рекомендуем уже сейчас пересмотреть, соответствует ли список лиц, застрахованных в системе Больничной кассы, реальному положению дел. Это можно сделать, например, через портал: www.eesti.ee.

• Есть ли сведения, которые при открытии нового реестра будет необходимо представлять как новые?

Важнейшее изменение связано с обязательственно-правовыми договорами, которые работодатель должен внести в новый реестр по состоянию на 1 июля, если на тот момент они не были представлены в системе Больничной кассы. Речь идет, например, о краткосрочных договорах подряда или договора поручения, которые для регистра приравнены, по сути дела, к трудовой занятости, и в дальнейшем должны быть представлены в реестре с момента их заключения. Поскольку на сегодняшний день этих данных в реестре нет, их необходимо представить с вводом в действие нового реестра.

• Если работник приступил к работе в конце июня, и его данные еще не были представлены вБольничную кассу, в какой реестр их можно представить после 1 июля?

После 1 июля все данные представляются в новый реестр. Реестр Больничной кассы будет закрыт, и в него нельзя будет представлять данные. Соответствующая информация и инструкции будут приложены и к системам. Таким образом, если лицо было принято на работу 25 июня, и его данные еще не были переданы в Больничную кассу, то с 1 июля их необходимо внести в новый реестр.

• Как скоро следует в дальнейшем представлять данные в новый реестр?

Представлять в реестр данные о трудовой занятости работника следует до выдачи лицу фактического разрешения приступить к работе. Если вы заключаете трудовой договор сегодня, а лицо реально приступает к работе послезавтра, то не позднее послезавтрашнего дня, до того, как работник приступит к работе, должна быть произведена также и регистрация или упрощённая предварительная регистрация (отправлено SMS-сообщение или звонок по телефону). Если лицо утром приходит на рабочее собеседование, и вы решаете сразу же принять его на работу, то до того, как допустить лицо к работе, необходимо также выполнить регистрацию или предварительную регистрацию. Приостановка и прекращение трудовой деятельности регистрируется в течение десяти дней, считая со дня приостановки или прекращения трудовой деятельности.

• О трудовой деятельности каких лиц следует представлять данные?

Следует представлять данные обо всех физических лицах, у которых в Эстонии возникает обязанность по уплате налогов. Под трудовой деятельностью понимается выполнение работы на основании трудового или обязательственно-правового договора, служебная деятельность в значении Закона о публичной службе или выполнение работы на добровольной основе без получения платы. Например, если на предприятии есть практиканты, для прохождения практики которых предприятие заключило с учебным заведением договор о прохождении практики, то этих практикантов регистрировать не нужно при условии, что предприятие не оплачивает им прохождение практики. Если же платится вознаграждение и /или договор заключен напрямую с предприятием, то в таком случае практикантов необходимо также и зарегистрировать.

• Какие данные о работнике представляются в реестр?

В реестр представляется, как правило, личный код выполняющего работу лица; при отсутствии личного кода и при работе со сроком до пяти дней – имя, фамилия и дата рождения; дата начала трудовой деятельности; дата начала и окончания приостановки трудовой деятельности, а также основание приостановки; дата и основание для прекращения трудовой деятельности. Относительно определенных видов трудовой деятельности или работы может потребоваться представление большего количества данных, например, при приеме на работу иностранцев необходимо представить также адрес места работы и название должности.

• Можно ли в будущем вносить исправления в представленные в реестр данные?

Да, возможность внесения исправлений сохранится. Предоставляющее возможность трудовой деятельности лицо может в электронной среде исправить ошибку во внесенной в реестр трудовой деятельности записи в течение 3 месяцев с даты начала, приостановки или прекращения трудовой деятельности. Позднее вносить исправления можно будет только при наличии уважительной причины.

• Каков будет размер штрафа за невыполнение обязанности регистрации?

В случае невыполнения обязанности регистрации или прекращения регистрации налоговый управляющий может вынести предупреждение или назначить также и штраф. Сумма штрафа при первичном неисполнении может составлять до 1300 евро и при повторном – 2000 евро. В дополнение к этому за невыполнение обязанности регистрации может применяться наказание за проступок, которое для физических лиц составляет до 300 штрафных единиц и для юридических лиц – до 3200 евро.