Известный во всем мире эксперт в области менеджмента Ричард Дафт предлагает систему эффективного самоменеджмента. Свои идеи он изложил в книге «Руководитель и слон. Как стать сверхлидером». В книге приведены конкретные задания и практические упражнения, которые покажут читателю, как управлять собой и стать более успешным человеком и лидером, передает bfm.ru.
Менеджеры и квалифицированные специалисты зачастую знают, что они должны делать, как это нужно делать и почему. Однако нередко мы действуем совсем не так, как надо. Постоянное затягивание с написанием отчетов или выполнением каких-то работ, промедление с исполнением намеченного решения, неисполняемые обещания, неумение слушать других, нежелание отмечать достижения подчиненных, критическое отношение к себе и людям, неспособность сдержать эмоции — это еще неполный список очевидно неконструктивного поведения.
Управление собой позволит привести поведение в соответствие с намерениями, хотя добиться этого очень трудно. Учась властвовать над собой, вы будете становиться настоящим лидером для других людей, пишет Дафт.
В человеке, по-видимому, уживаются два Я: одно, ассоциируемое с нашими привычками, импульсивное и эмоциональное, а другое более вдумчивое, осторожное и рациональное. Причем второй уровень сознания, интенциональный разум, оказывается во столько же раз меньше подсознания, во сколько раз руководитель оказывается меньше слона, на котором он едет. Когда мы хотим двигаться не в том направлении, в котором хочет двигаться наш слон, то возникает борьба, которая часто оказывается нашим поражением.
Руководитель может оказаться слабее слона, но он имеет свои преимущества. Он видит более широкую картину, сидя на спине слона. Он также мудрее и сообразительнее, он может планировать действия наперед и способен делать свободный выбор. Но нужно учиться управлять своим внутренним слоном. Руководитель становится сильнее по мере выполнения специальных упражнений и заданий, которые помогут натренироваться ослаблять и сдерживать плохие привычки и вредные действия внутреннего слона.
Беспокойный разум внутреннего слона работает импульсивно и не хочет сосредоточиваться на текущем месте или моменте. Слон хочет постоянного стимулирования и постоянного действия, он нетерпелив, его картина — это немедленные желания или назойливые мысли. Он чувствует себя некомфортно, если общий темп снижается. Он также не способен видеть за пределами своего «умственного ящика», наполненного стереотипами мышления, потребностями, симпатиями и антипатиями.
Разум менеджера не может ясно видеть, когда его мысли окрашиваются автоматически возникающими чувствами приязни или неприязни. Внутренний руководитель должен быть объективным и уравновешенным. Он играет роль независимого арбитра, ученого или журналиста, не зацикленного на своих предпочтениях или убеждениях.
У каждого внутреннего слона имеются три предсказуемые умственные роли: судьи, волшебника и адвоката. Судья чрезмерно критикует ваше Я и других людей, волшебник фабрикует истории, дающие рациональное объяснение нашего поведения; адвокат защищает наши ошибки так, как будто они вовсе не являются ошибками. Эти функции предназначаются для поддержания психологического комфорта, но фактически они ограждают нас от столкновений с реальностью.
Все мы живем в рамках собственного видения, и обычно мы даже не знаем о нашей индивидуальной картине мира, потому что она так хорошо защищена. Каждый имеет свои привычные схемы мышления и поведения, для которых мы всегда находим оправдание.
Шесть ошибок
Дафт описывает шесть ошибок, которые совершает разум каждого лидера под диктовку его внутреннего слона: поспешные реакции, негибкое мышление, желание контролировать, эмоциональное избегание и влечение, преувеличенные надежды на будущее и стремление к неоправданному вознаграждению.
Автор уверен, что отказ от контроля — это то, чему должны учиться многие менеджеры, хотя сохранение контроля часто представляется им более разумным. Если ваш внутренний слон, которому комфортнее, когда вы контролируете ситуацию, занимается микроменеджментом других людей, то ваша удовлетворенность обеспечивается за их счет. Ваш внутренний руководитель может удовлетворить потребность людей в контроле, чтобы они чувствовали себя в безопасности, счастливыми и мотивированными.
Откладывание намеченных действий, прокрастинация, несмотря на понимание негативных последствий такой задержки, причиняет реальное страдание, вызывает раздражение и фрустрацию. Вы чувствуете невидимый барьер в сознании, который мешает вам взяться за выполнение задачи и двигаться вперед, когда это вам нужнее всего.
Такое поведение слона объясняется существованием чего-то, связанного с избегаемой задачей или ситуацией, что слон воспринимает как едва уловимую угрозу. Возможно, вы даже не испытываете страха, но он находится в глубине вас. Это легкое беспокойство обычно возникает быстро и автоматически где-то ниже уровня вашего сознания. К избегаемой проблеме, задаче, действию стоит подходить решительно, но постепенно, чтобы успокоить внутреннего слона.
С другой стороны, порывы и сильные аттракции, такие, как потребность в совершенствовании, могут порождать проблемы для менеджеров. И важно уметь их обуздывать.
Оптимизм плюс доля объективности
Склонность к оптимизму является важным качеством лидера, которое позволяет ему увлечь последователей своим видением будущего. Кто же захочет идти за пессимистом, который видит впереди только трудности? Но доза объективности необходима.
Таким образом, слон может искать другие толкования, фабриковать факты, делать неверные выводы, защищать свои ошибки, проявлять нетерпение, действовать опрометчиво, уклоняться от неприятной работы, которую необходимо выполнять прямо сейчас, и стремиться к результатам, не приносящим удовлетворения, но при этом воспринимать свое поведение некритически и не анализировать его.
Какие же рекомендации дает Дафт? Решение заключается в том, чтобы научиться усиливать и использовать ваше сознательное намерение или волю в выполнении задачи, от которой ваш внутренний слон хочет уклониться или отвлечься. Нужно тренировать концентрацию и подключать организующие инструменты.
«Запишите ваши намерения, задайте предельные сроки, разработайте конкретные механизмы», — пишет Дафт. Конкретный внешний механизм служит заменой причуд вашего разума. Внутренний слон может расслабиться и позволить этому механизму выполнять свою работу.
Например, таким инструментом является календарь, на котором вы записываете время намеченных встреч, или список дел на день, — это документ, обеспечивающий вам структуру и определенность.
К конкретным организующим механизмам можно отнести и список проверочных вопросов и оценочные карточки, например, для подсчета вовремя выполненных заданий, потраченного впустую времени, или самоконтроля за частотой вспышек гнева и раздражения.
Все эти материальные и объективные механизмы могут стать хорошим противовесом неопределенности, абстрактности и субъективности нашего разума, который вырабатывает неотчетливые иллюзорные концепции, делает расплывчатые обобщения, допускает преувеличения, проявляет невнимательность и интерпретирует факты в соответствии со своими потребностями.
Не оставайтесь в одиночестве
Когда вы чувствуете себя недостаточно сосредоточенным или сконцентрированным или когда вы проявляете реакцию избегания, не оставайтесь в одиночестве. Сядьте рядом с людьми, которые спокойны и сосредоточены, найдите партнера, с которым вы будете сотрудничать. Наличие рядом другого человека позволяет успокоить нашего внутреннего слона и дает возможность сосредоточиться независимо от того, знает об этом человек или нет.
Один из способов преодоления тревоги, вызывающей избегание, — получение помощи от партнера, присутствие которого будет успокаивать ваши страхи и таким образом укреплять намерения вашего внутреннего руководителя.
Дисфункциональное мышление и поведение нашего слона помогут победить медитация, мантры, релаксация. Тело и разум находятся во взаимосвязи, поэтому вы можете успокаивать разум, расслабляя ваше тело, что сделать проще.
Медитация вырабатывает связь с высшим сознанием индивида, результаты исследований говорят о ее позитивном влиянии на снижение стресса и беспокойства. Другой способ успокоить шумную болтовню внутреннего слона — это задавать себе вопросы или размышлять над загадкой. Глубокий вопрос или парадокс вовлекает разум в размышление и заставляет выслушать ответ. Слон замолкает, когда не может дать ответа на трудный вопрос.
«Вы не станете генералом, если не будете хорошим лейтенантом»
Огромное значение имеет способность быть включенным в работу, концентрироваться на средствах, а не на целях. Многие менеджеры слишком озабочены своими целями и часто забывают о том, что именно связь с текущим моментом позволит сохранять их внимание. Слишком прочная сосредоточенность на результате означает, что его достижение становится более важным, чем само качество этого процесса. В то же время вы не станете генералом, если не будете хорошим лейтенантом, как сказал когда-то бывший госсекретарь США Колин Пауэлл. Вы с большей вероятностью достигнете долгосрочной конкретной цели, если сосредоточитесь на качестве вашей работы и на удовольствии от ее выполнения, а не на получении вознаграждения.
Смысл повышения сосредоточенности состоит в том, чтобы замедлить ваши физические реакции. Намеренная концентрация блокирует действие внешних и внутренних отвлекающих факторов. Даже неинтересная работа становится интересной, когда вы сосредоточиваетесь на текущем моменте.
«Тренируйте способность концентрировать внимание за счет снижения на четверть скорости выполнения привычных задач, — рекомендует Дафт. — Парадоксально, но когда вы замедляетесь и затрачиваете больше времени на выполнение неинтересного вида деятельности, то вы повышаете и свою способность концентрироваться на ней, и удовольствие от ее выполнения —это является довольно выгодной сделкой».
Уметь слушать
Помимо сосредоточенности на своих действиях, менеджеру необходимо уметь слушать собеседника, концентрировать внимание на людях, что довольно трудно. Например, в переговорах, чтобы удерживать внимание и «не терять нить», Дафт рекомендует фокусироваться на левом зрачке собеседника, перефразировать или резюмировать услышанные слова, особенно при беседе с представителями других культур, задавать в течение беседы три-пять вопросов.
Знание своих сильных и слабых сторон, закрепленных привычек и недостатков также является необходимым условием для успешного использования внутреннего ресурса и минимизации потерь.
Можно много говорить об изучении ваших привычек, талантов или недостатков, а также о том, как ставить себя в условия, в которых вы можете спокойно работать на автопилоте. Зачем напрасно тратить время на борьбу со сложившимися паттернами вашего внутреннего слона? Осознайте их и действуйте с учетом их объективного существования.
Нужно знать и свои сильные стороны — как правило, их наличие сам человек хорошо ощущает. Когда вы используете свои сильные стороны, вы ощущаете душевный подъем, мотивацию, ободрение, поясняет Дафт. Вашим сильным качеством вы охотно пользуетесь. Решение задач, в которых оно задействуется, будет придавать вам силы, а не опустошать. Уоррен Баффет считает, что настоящего успеха мы добиваемся в том, что любим делать. Строить свою жизнь в большей степени нужно на использовании ваших преимуществ, чем на учете недостатков. Но следует выявлять и исправлять те недостатки, которые ограничивают вашу эффективность.
