В Скандинавии и в ряде стран Европы уже почти полностью перешли на электронные счета (далее - э-счета), то есть машинообрабатываемые документы в формате XML, которые движутся автоматически между системами программного обеспечения. Ниже представлены пять причин, по которым и в нашем государстве следовало бы отказаться от PDF-счетов в пользу электронных:
1. Экономия времени
Хотя PDF-счета и движутся в дигитальном виде, бухгалтер должен вручную заносить в программу данные счета. Э-счета же, напротив, движутся напрямую в систему и их оплата совершается лишь несколькими нажатиями на кнопки, например, в смартфоне. Из дигитального архива все счета находятся быстро.
2. Уменьшение срока оплаты
Если бы э-счетов в Эстонии было преобладающее большинство, то их движение между бизнес-партнерами осуществлялось бы быстрее, что позволило бы сократить срок оплаты и ускорить цепь поставок. Увеличилась бы и ликвидность, то есть в экономике вращалось бы больше свободных денежных средств. Установлено, что в Европейском союзе 500 миллиардов евро оборотных средств постояно "закрыты", поскольку деньги простаивают из-за препонов, обсуловленных ручной работой с документами.
3. Возможность заняться более важными делами
На каждом из 94% предприятий в Эстонии работают менее десяти человек. Зачастую счетами занимается сам руководитель компании, что отнимает большую часть его рабочего времени. Использование автоматизированных э-счетов позволило бы руководителю и другим работникам заниматься более существенной деятельностью и развивать предприятие.
4. Больше данных для финансового анализа
При использовании э-счетов все данные находятся в одном месте, что позволяет точнее прогнозировать денежные потоки. О ходе дел на предприятии складывается лучший обзор, благодаря чему можно принимать более эффективные решения для развития компании.
5. Имидж Эстонии как э-государства страдает
Согласно ежегодной весенней статистике из Брюсселя о дигитальном развитии государств Европейского союза, Эстония уже много лет находится в конце десятки. Одна из важнейших причин - малая дигитализация предприятий, в том числе редкое использование э-счетов. В Северных странах э-счета уже на протяжении нескольких лет являются самым распространенным видом счетов.
